Belastingvoorbereiding: klant Communicatie

Zoals een van onze klanten zei: "Met goed tijdmanagement en klant communicatie kan een ervaren belastingprofessional elke belastingaangifte maar één keer behandelen." Hier vind je een spiekbriefje met de handigste tips om dit te bereiken.

Hier behandeld:

Stuur gepersonaliseerde e-mails

Regelmatige en persoonlijke communicatie geeft zowel jou als je klant gemoedsrust. Je weet dat ze op de hoogte zijn; ze hebben het gevoel dat je regelmatig contact opneemt.

De volgende TaxDome functies helpen je om je interacties te stroomlijnen:

  • e-mail sjablonen. Maak een e-mail sjabloon voor elke keer dat je moet communiceren met klanten. Gebruik onze sjablonenbibliotheek voor een eenvoudige start.
  • Gebruik shortcodes voor personalisatie - je hoeft niet elke e-mail handmatig samen te stellen.
  • Stuur gepersonaliseerde e-mails in bulk (bijvoorbeeld wanneer je een groep klanten ergens over moet informeren).
  • Stuur geautomatiseerd e-mails (d.w.z. meldingen wanneer je Opdracht door een pijplijn beweegt).

Schema e-mails

licentie Je kunt e-mails ook automatisch laten versturen als je precies weet wanneer ze verstuurd moeten worden. Schrijf je e-mails van tevoren en geef de datum en tijd voor de verzending op. Hier vind je meer informatie over vooruit plannen.

Op basis van de ervaring van andere kantoren die ons systeem gebruiken, raden we je aan deze functie te gebruiken voor de kickoff van het belastingseizoen e-mail om klanten te informeren:

  • Veranderingen in uw praktijk/diensten dit jaar
  • Uw kantooruren
  • Hoe je klanten kunt bereiken
  • Info over de aanbetaling die je nodig hebt om met het werk te beginnen
  • Hoe je ervoor zorgt dat hun documenten veilig zijn
  • Hoe klanten toegang kan krijgen tot hun klant portaal

Laat je klanten een afspraak maken vanuit hun klant portaal

Je kunt de tijd besparen die je normaal besteedt aan het plannen van een gesprek. Ga naar de pagina Instellingen, selecteer de tab Integraties en klik vervolgens op de subtab Scheduler. Hier kun je de integratie TaxDome met Acuity, Calendly, YouCanBook.Me en Schedulista instellen. Ga hierheen voor meer informatie.

Hoewel uw klanten afspraken kan inplannen via de knop rechtsboven op hun portaal, raden we u aan een aparte e-mail te maken met instructies voor het inplannen van een afspraak.

Documenten verzamelen

Documenten bij elkaar zoeken is een routine die je bij elke klant herhaalt. Het kan ook een bron van verrassingen zijn, zoals ontdekken dat er documenten ontbreken tijdens het voorbereiden van de belastingaangifte. Met TaxDome kunt u het proces voor het verzamelen van documenten instellen en ervoor zorgen dat uw klanten dit proces volgt. Zie ons advies hieronder:

Geautomatiseerd verzamelen met organizers

De meest gebruikelijke manier om info en documenten te verzamelen van je klanten is via PDF. Dit is echter ook verouderd en inefficiënt. TaxDome voorziet je van organizersdie gemakkelijk kan worden geautomatiseerd en ingesteld volgens uw behoeften.

Het gebruik van organizers kan je veel tijd en moeite besparen -- bekijk de volgende functies om het te zien:

  • Voorwaardelijke logica: stel de voorwaarden in om vragen over te slaan die niet van toepassing zijn

  • Extra secties: laat je klanten de secties kopiëren die zich herhalen (bijv. het adres voor beide echtgenoten)

  • Uitleg bij vragen: voeg een beschrijving toe aan je vragen zodat je klanten precies laat weten wat er van ze gevraagd wordt.

  • Tekstblokken: voeg tekstblokken toe om elke sectie in detail te beschrijven of om belangrijke informatie over te brengen

De documenten afronden

Volg altijd deze regel: begin pas met het voorbereiden van je aangifte als je alle documenten hebt ontvangen van.

We hebben hier een paar aanbevelingen gedaan:

  • Vraag je klanten om een e-mail naar je te sturen zodra ze klaar zijn met uploaden, of ga nog een stap verder door automatiseringen en klant taken in chats te gebruiken.

  • Maak een aparte fase voor de automatisering voor het verzenden van het bevestigingsbericht in je pijplijn.

  • Maak een chatsjabloon om je klanten te vragen om te bevestigen dat ze klaar zijn met het uploaden van documenten - en voeg daar een klant taak aan toe.

  • Breng kosten in rekening voor onbeantwoorde organizers of organizers die na de deadline zijn ingediend.

Ingebedde PDF tools gebruiken om aangiften voor te bereiden en te controleren

TaxDome biedt je geïntegreerde PDF Tools die geschikt zijn voor bekijken, bewerken, markeren, samenwerken en meer. Om documenten bij de hand te houden, kun je deze hacks gebruiken:

  • Stempels gebruiken bij het nakijken van PDF's zodat je team weet welke documenten zijn gecontroleerd

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Verwante artikelen