Organizers (Basis): Handmatig of Automatisch Verzenden

Deze pagina is alleen voor TaxDome Pro gebruikers. Upgrade op elk moment!

Met onze Organizers tool kunt u op maat gemaakte vragenlijsten en formulieren maken om alle basisinformatie die u van klanten nodig heeft te krijgen. Bovendien kunnen klanten hun documenten rechtstreeks uploaden als antwoord op de vragen.

Onze mobielvriendelijke organizers kunnen voorwaarden bevatten (logische sprongen), en ze slaan automatisch op. Ze bieden u niet alleen een krachtig hulpmiddel om uw informatieverzameling te automatiseren, maar ze geven klanten ook een geweldige gebruikerservaring.

Hier behandeld:

Organizers Verzenden
Klant Herinneren aan In behandeling Zijnde Organizers
Wat Klanten Zien als U een Organizer Stuurt

Organizers Verzenden

Organizers kunnen worden verzonden naar klanten door een bedrijfseigenaar, admin of elk teamlid met toegangsrechten om organizers te beheren.

Om een organizer naar een klant te sturen, moet u eerst een sjabloon maken. We hebben een sjabloonbibliotheek waar u organizersjablonen kunt vinden. Ga voor meer details naar onze Organizers (Basis): Creëren & Toepassen pagina.

Zodra u een organizersjabloon heeft, kunt u:

Een Organizer Naar Een Klant Sturen
Een Organizer Naar Meerdere Klanten Tegelijk Sturen
Organizers Verzenden Met Behulp Van Automatiseringen
Een Klant Zelf een Organizer Laten Aanmaken

Een Organizer Naar Een Klant Sturen

Om een organizer naar een klant te sturen volgt u deze stappen:

1. Klik op de knop + NIEUW in het menu aan de linkerkant en selecteer vervolgens Organizer in het vervolgkeuzemenu.

2. Klik in de lijst Organizersjabloon om een sjabloon te selecteren, bekijk een voorbeeld van uw vragenlijst en klik vervolgens op Creëer om de organizer naar de geselecteerde klant te sturen.

Dat is alles! De klant zal automatisch een e-mail ontvangen met de melding dat er een organizer is gestuurd om in te vullen.

Er zijn nog een paar opties:

Organizernaam: Standaard is de naam van de organizer dezelfde als die van het sjabloon. U kunt deze wijzigen en klikken op Shortcode toevoegen om de organizer te individualiseren. Pas shortcodes toe om dynamische gegevens op te nemen, zoals de naam van de klant of het jaartal. Meer informatie over shortcodes vindt u hier.
Herinneringen: Zorg ervoor dat uw klant een e-mailnotificatie krijgt wanneer u hem een organizer stuurt. Voor details, kijk hieronder.
Koppelen aan opdrachten: Koppel organizers aan bestaande opdrachten om ze onmiddellijk beschikbaar te maken in uw workflow. Klik op Koppelen aan opdrachten rechts en selecteer de opdrachten. Eenmaal gekoppeld ziet u de opdrachttitel en de pijplijn waar deze bij hoort in de Opdrachten sectie. (Voor meer details over het koppelen van organizers aan opdrachten, kijk hier).

Een Organizer Naar Meerdere Klanten Tegelijk Sturen

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Om dezelfde organizer naar veel klanten te sturen, gaat y naarKlanten in het linker zijbalkmenu, selecteer de selectievakjes naast de klanten waarnaar u de organizer wilt sturen en klik vervolgens op Organizer Verzenden.

U kunt organizers sturen naar klanten waarvan de accounts actief of offline zijn. U kunt bijvoorbeeld een organizer naar een offline klant sturen voordat u hen een uitnodiging stuurt om hun TaxDome-portaal te gebruiken.

Hier heeft u dezelfde opties als hierboven.

Organizers Verzenden Met Behulp Van Automatiseringen

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Automatiseer uw organizers zodat ze automatisch naar de klant worden gestuurd tijdens een specifieke fase van een pijplijn:

1. Ga naar Instellingen in het menu aan de linkerkant, selecteer pijplijnen in de menubalk, klik dan op de pijplijn naam of op de knop pijplijn aanmaken.

2. Kies de fase waaraan u de automatisering wilt toevoegen, klik op de link Automatiseringen toevoegen en kies vervolgens organizer maken in het uitrolmenu.

3. Selecteer het sjabloon voor de automatisering. Beslis of u Herinneringen wilt inschakelen, zodat er een extra e-mail naar de klant gaat als ze de ingevulde organizer niet voor een bepaalde datum hebben ingevuld. Voor meer details over Herinneringen, zie hieronder.

4. Klik op OPSLAAN om uw wijzigingen te bewaren. Zodra de automaat is toegevoegd, ziet u hem door naar de pagina pijplijn te gaan en te klikken op het automatiseringspictogram boven de fase.

Wanneer nu een Opdracht wordt verplaatst naar de fase in de pijplijn met de automatisering Create organizer, wordt een melding met de automatisering weergegeven. Als u niet wilt dat de organizer naar de klant wordt gestuurd, deselecteert u de actie en klikt u op Verplaatsen.

Klant Herinneren aan In behandeling Zijnde Organizers

Telkens wanneer u een organizer verstuurt, gaat er een melding uit. Gebruikers die aan de account zijn gekoppeld en dieNotify hebben ingeschakeld, ontvangen de notificatie. U kunt controleren welke gebruikers Verwittigen ingeschakeld zijn door naar het tabblad Info van een account te gaan en de Contacten te bekijkensectie.

Als ontvangers te veel tijd nemen om het actiepunt uit te voeren of als ze het vergeten, kunt u een van de volgende dingen doen:

Stuur handmatig opnieuw een kennisgeving over de in behandeling zijnde organizer.
Stel automatische herinneringen in.

Handmatige Herinneringen

Om een melding over een in behandeling zijnde organizer opnieuw te versturen, klikt u op de drie puntjes rechts van het item in de lijst en selecteert u vervolgens Opnieuw versturen.

Dit is wat er gebeurt:

Er wordt een aanvullend e-mailbericht naar de klant gestuurd.
Een melding wordt verplaatst naar de bovenkant van de klant's to-do lijst.

Automatische Herinneringen

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Klanten krijgen een e-mailnotificatie wanneer u hen een organizer stuurt.

Schakel indien nodig op elk moment Herinneringen in.Op die manier gaat er eene-mail uit naar de klant wanneer de ingevulde organizer niet binnen een bepaalde termijn is ingevuld. Wanneer u Herinneringen inschakelt, kiest u hoe uw klanten eraan worden herinnerd:

Inactiviteitsdrempel, dagen: Standaard gaat er een herinnering uit drie dagen nadat de organizer is verzonden, maar u kunt dat veranderen.
Beperk tot: Standaard krijgt de klant slechts één herinneringsmail, maar dat kunt u ook veranderen.
De optie Herinneringen kan op elk moment worden in- of uitgeschakeld door het openen van de in behandeling zijnde organizer. Klik op Opslaan wanneer u klaar bent met uw wijzigingen.

Herinneringen stoppen wanneer...

...de klant de organizer niet ingediend heeft maar alle herinneringen verstuurd zijn.
...de organizer is ingediend.

Wat Klanten Zien als U een Organizer Stuurt

De klant vult een organizer in door te klikken op de link in de e-mail-kennisgeving die ze hebben ontvangen, door te klikken op de kennisgeving op hun dashboard of door naar de Organizers sectie van hun portaal te gaan.

Als u TaxDome van de kant van het klantenportaal wilt zien, gaat u naar een alleen-lezen-weergave.