Taken (Basis): Handmatig of automatisch toevoegen

Elke Opdracht is een individuele service waarvoor een klant betaalt. Een Opdracht gaat naar een pijplijn die speciaal is ontworpen voor de service die het vereist. Zodra een pijplijn is aangemaakt, voeg je er banen aan toe. 

Hier behandeld:   

• Voordat u begint
• Taken handmatig toevoegen
• Automatisch vacatures toevoegen via het inschrijfformulier klant
• Taken automatisch toevoegen met behulp van een pijplijn schema

Webinar: Ontdek hoe u uw processen kunt beheren, de efficiëntie kunt verbeteren en de voortgang van uw werk kunt volgen door de meeste van uw repetitieve taken te automatiseren met Hefboomkracht workflow Automatisering in TaxDome

Voordat u begint

Denk eraan:

• Een bedrijfseigenaar, admin of elke werknemer voor wie pijplijn beschikbaar is, voegt taken toe aan een pijplijn.
• Werknemers kunnen alleen de pijplijnen ziendie aan hen beschikbaar is gesteld.
• Medewerkers kunnen alleen taken zien, toevoegen, bewerken, verplaatsen en verwijderen voor de aan hen toegewezen accounts, tenzij ze toegangsrechten hebben om alle accounts te bekijken. 
• Nieuwe banen kunnen worden toegevoegd aan elke fase van een pijplijn.
• Taken kunnen worden toegevoegd voor zowel actieve als offline accounts. Alleen gebruikers met actieve accounts en ingeschakelde meldingen ontvangen echter e-mails , verzonden via pijplijn automatisering.
• Je kunt aangepaste sjablonen gebruiken om tijd te besparen bij het maken van taken.

Taken handmatig toevoegen

Om taken toe te voegen aan een pijplijn, kies je de manier die voor jou het beste werkt:

• Ga naar Workflow > pijplijnen Selecteer in de linker menubalk het pictogram pijplijnKlik vervolgens op Toevoegen Opdracht.

• Klik linksboven op NIEUW en selecteer vervolgens Opdracht in het uitschuifmenu. 

• Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk, schakel de selectievakjes in naast de accounts waarvoor de Opdracht is bedoeld en klik vervolgens op Opdracht toevoegen.
• Klik op + Nieuwe Opdracht maken terwijl u een Opdracht koppelt vanaf de pagina Documenten uploaden en klik vervolgens op Lijst Opdracht vernieuwen zodra de Opdracht is gemaakt.

Lees hieronder meer over de genummerde secties:

1. Accounts: Hier kun je de namen van accounts toevoegen of verwijderen. De Opdracht wordt altijd uitgevoerd voor een specifieke account, dus je moet er minstens één uit de lijst selecteren.

2. pijplijn: Selecteer de pijplijn voor de taken. (Als u taken toevoegt vanaf de pijplijn zelf, kunt u dit overslaan)

3. fase: Selecteer de initiële fase voor de Opdracht in de pijplijn. Standaard wordt de eerste fase geselecteerd.

4. Sjabloon: Om snel taken aan te maken, selecteer je een sjabloon met een aangepaste Opdracht naam, dynamische gegevens (velden die automatisch worden ingevuld, zoals de datum en accountnaam), beschrijving, vervaldatum, opmerkingen, enzovoort. Meer informatie over Opdracht sjablonen vindt u hier.

5.Naam: Dit is de naam die wordt weergegeven op de Opdracht kaarten in een pijplijn.

6. Toegewezenen: Selecteer de werknemers voor jobs. Ga hierheen voor meer informatie over het toewijzen van taken.

7. Prioriteit: Kies het prioriteitsniveau voor taken: Laag, Hoog, Gemiddeld of Dringend.

8. Beschrijving: Gebruik hier verschillende tekstopmaak, emoji's, opsommingstekens, genummerde lijsten en zelfs links. Je kunt ook je teamleden vermelden om hen op de hoogte te brengen van de Opdracht zonder dat je het aan hen hoeft toe te wijzen. Als ze echter geen toegang hebben tot de Opdracht, ontvangen ze alleen de Inbox+ en e-mail meldingen, maar kunnen ze de Opdracht zelf niet openen.

9, 10. Startdatum, vervaldatum: Dit is de datum waarop de Opdracht klaar moet zijn. Het instellen van datums is optioneel, maar kan een handig hulpmiddel zijn voor tijdbeheer. Je kunt zien welke taken te laat zijn door het pictogram met het uitroepteken naast hun naam in de takenlijst. 

11. klant-facing status: Schakel de optie Show in klant portaal in om een Opdracht status zichtbaar op de klant portaal in te stellen. Hier vindt u meer informatie over de klant-facing status.

12. Een opmerking toevoegen: Klik op de knop Toevoegen rechtsboven om hier nuttige opmerkingen achter te laten; bijvoorbeeld iets wat je teamleden misschien moeten weten om taken uit te voeren.

13. Voeg een wikipagina toe: Als je interne instructies hebt voor dit soort Opdracht, klik dan op de knop Toevoegen rechtsboven om ze te koppelen aan het sjabloon voor je teamleden.

14. Toevoegen: Klik om Opdracht(s) toe te voegen aan een pijplijn. Als het toevoegen van meerdere taken niet helemaal lukt, krijg je een melding in je scherm waarin wordt uitgelegd waarom. Inbox+. Ga hierheen voor meer informatie.