CRM (Basis): Een klant lijst importeren

Met onze importeertool kun je tegelijkertijd klant accounts en contactgegevens overzetten naar TaxDome , zodat je snel aan de slag kunt vanaf je portaal. Hoewel u handmatig nieuwe contactpersonen en accounts kunt aanmaken, is het uploaden van een CSV-bestand een veel snellere manier om uw gegevens over te zetten naar TaxDome. 

Webinar: Meer informatie over het importeren van uw klanten, documentmappenstructuren maken en uitnodigen klanten naar de portaal in 45 minuten met Ontdek hoe u aan de slag kunt gaan in TaxDome

Stap 0. CSV-bestand voorbereiden 

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub voor
alles wat je moet weten over TaxDome.

Om je bestaande contact- en accountgegevens te importeren, gebruik je een spreadsheetprogramma zoals Excel of Google Sheets. Je kunt ook de instructies lezen voor het overzetten van je gegevens van een specifiek platform of softwareprogramma.

• Wanneer u uw klant gegevens importeert naar TaxDome, vergeet dan niet dat Rekeningen en Contacten verschillend zijn: 
  • Rekeningen zijn de entiteiten waarvoor je werkt en die je factureert, of het nu een bedrijf, een trust, een familie of een individu is. 
  • Contactpersonen zijn de personen met wie je contact hebt. Hier volgt een uitleg van Accounts en Contactpersonen.
• Maak een spreadsheet met je klant gegevens en sla deze op als CSV-bestand. Zorg ervoor dat het CSV-bestand UTF-8-gecodeerd is en niet groter is dan 300 kB.
• Voer slechts één contactpersoon per rij in het spreadsheet in, zelfs als er meerdere contactpersonen aan dezelfde account zijn gekoppeld. Je kunt het importeren van accounts ook overslaan om alleen contactpersonen te importeren
• Je kunt verschillende spreadsheets hebben voor verschillende groepen van klanten. Deze kunnen één voor één worden geïmporteerd, met verschillende instellingen. Hier is een video over het importeren van verschillende groepen klant

Tip: Als uw bronsoftware een bestand genereert met de belastingbetaler en de echtgeno(o)t(e) op dezelfde rij, hoeft u de CSV niet handmatig te bewerken. Volg in plaats daarvan de instructies voor het importeren van een bestand met de belastingbetaler en de echtgenoot op één rij.

• Wij kunnen helpen! Als je CSV-bestand meerdere contactpersonen per rij bevat en je niet weet hoe je dit moet oplossen, laat het ons dan weten. Ons supportteam helpt u graag: Volg deze stappen om hulp te krijgen. 

1. Maak spreadsheet 

Maak de kolommen en label ze. 

Tip: wanneer je de kolommen een naam geeft, staat elke kolomkopnaam voor een andere gegevenseigenschap.

Hier zijn enkele voorbeelden van namen voor kolomkoppen: 

• Kolom A Rekeningnaam: de naam van een bedrijf of trust (een niet-persoonlijke rekening) of de naam van een individu of familie (een persoonlijke rekening).
• Kolom B | Naam contactpersoon: de voor- en achternaam van de contactpersoon die aan de account is gekoppeld
• Kolom C | Voornaam  
• Kolom D | Achternaam  
• Kolom E | Rekeningtype
• Kolom F | e-mail: er moet een e-mail adres worden opgegeven om de contactpersoon toegang te geven tot portaal .
• Kolom G | Telefoon
• Kolom H | Stad
• Kolom I | Rekeninglabels: een label dat u kunt gebruiken om rekeningen te groeperen.
• Kolom J | Contacttags: een label dat u kunt gebruiken om contactpersonen te groeperen.
• Kolom K | Teamleden: teamleden die je automatisch wilt toewijzen tijdens het importeren.

2. Vul rijen van spreadsheet in met contactpersonen en aanvullende informatie

Je spreadsheet heeft misschien al aangepaste kolommen. Zorg er echter voor dat je deze basisregels volgt voor een soepele import:

• Elke rij mag slechts één contactpersoon bevatten
• Als je licentie nieuwe accounts aanmaakt tijdens het overzetten van je gegevens, zorg er dan voor dat er een kolom Accountnaam is. Geef deze de naam Accountnaam (wat TaxDome de gegevenseigenschap noemt) of een andere naam die voor jou werkt. Als een contactpersoon niet aan een account hoeft te worden gekoppeld, laat u de rij in de kolom Accountnaam leeg.
• Als twee of meer contactpersonen dezelfde account delen, gebruik dan dezelfde accountnaam in elke rij voor elke contactpersoon.
• Verschillende soorten aangepaste velden ondersteunen verschillende tekens. Zorg ervoor dat uw velden correct zijn ingevuld:
  • Deel opties op met een komma of puntkomma ("," of ";"), het teken voor multiselect dropdown aangepaste velden
  • De data moeten in het overeenkomstige formaat worden ingevuld: MM/DD/JJJJ of MMM/DD/JJJJ voor Amerikaanse bedrijven en DD/MM/JJJJ voor niet-Amerikaanse bedrijven.

Weet je niet zeker hoe je verschillende soorten rekeningen moet instellen, zoals een getrouwd stel dat apart aangifte doet? Bekijk voorbeelden van het instellen van contactpersonen voor verschillende accounttypen en bekijk vervolgens deze tips:

• Meerdere accounts met hetzelfde contact importeren
• Meerdere contactpersonen importeren met dezelfde account
• Importeer contactpersonen naar twee accounts tegelijk

Meerdere accounts met hetzelfde contact importeren

V: Hoe voer ik verschillende rekeningen in die gekoppeld moeten worden aan dezelfde persoon in de spreadsheet? Bijvoorbeeld verschillende bedrijven die toebehoren aan dezelfde business eigenaar. 

A: Maak één rij voor elke account en voer vervolgens dezelfde contactgegevens voor elke account in de juiste kolommen in.

In de onderstaande voorbeeldspreadsheet wordt de accountnaam gekoppeld aan de accountnaam in TaxDome en worden er vijf accounts gemaakt tijdens het importproces, elk gekoppeld aan de contactgegevens van Brian Ross. Brian Ross kan zich vervolgens aanmelden bij TaxDome met e-mail@voorbeeld .com en wisselen tussen accounts. 

Meerdere contactpersonen importeren met dezelfde account

V: Hoe voer ik meerdere contactpersonen in die aan dezelfde account moeten worden gekoppeld in de spreadsheet? Bijvoorbeeld verschillende business partners die eigenaar zijn van één business of een belastingbetaler en zijn/haar echtgeno(o)t(e).

A: Gebruik één rij voor elke contactpersoon en voer voor elke persoon dezelfde accountnaam in de juiste kolom in.

In de voorbeeldspreadsheet hieronder wordt Name_Business Name gekoppeld aan Account Name in TaxDome en worden er zes accounts gemaakt tijdens het importeren. Michael Douglaston is gekoppeld aan één contactpersoon, Robbie Corp aan drie contactpersonen, de familie Smith aan drie contactpersonen, Mart Frickey aan één contactpersoon, Solomon Deutsch aan één contactpersoon en Chrissy Tidder aan één contactpersoon.

Importeer contactpersonen naar twee accounts tegelijk

V: Hoe voer ik meerdere contactpersonen in die gekoppeld moeten worden aan twee accounts in de spreadsheet? Bijvoorbeeld kinderen die hun eigen account nodig hebben, maar toch gekoppeld moeten worden aan de gezinsaccount.

A: Gebruik twee rijen voor elk contact en wijzig de accountnaam terwijl de contactgegevens hetzelfde blijven. Dit kan je later wat werk besparen omdat je de contactpersonen niet handmatig hoeft te koppelen.

3. Sla de spreadsheet op in CSV-formaat

TaxDome herkent alleen spreadsheets die zijn opgeslagen als CSV-bestanden. Ga in de menubalk van je spreadsheet naar Bestand en selecteer vervolgens Opslaan als CSV of Downloaden als CSV (de formulering kan verschillen afhankelijk van het programma dat je gebruikt).

Microsoft Excel: Selecteer CSV (Comma delimited) in het veldOpslaan als. Selecteer Webopties in het vervolgkeuzemenu Extra. Open het tabblad Codering . Selecteer Unicode (UTF-8) in het vervolgkeuzemenu Dit document opslaan als en klik vervolgens op OK.

Nu je je spreadsheet hebt opgeslagen als een CSV-bestand en ervoor hebt gezorgd dat het UTF-8-gecodeerd is, ben je klaar om je contactpersonen te importeren naar TaxDome.

Stap 1. CSV-bestand uploaden naar TaxDome

Ga naar klanten > Accounts en klik vervolgens op Importeren. Je kunt deze knop ook gebruiken op de pagina Contactpersonen .

Sleep het CSV-bestand of klik op Bladeren om het op je bureaublad te zoeken en te uploaden.

Stap 2.Accounts aanmaken (optioneel)

Hier lees je hoe je accounts aanmaakt:

1. Accountnaam in kaart brengen

Selecteer de naam van de kolomkop in je spreadsheet die overeenkomt met de eigenschap Rekeningnaam op TaxDome. Als je Rekeningnaam hebt gebruikt als naam voor de kolomkop in je spreadsheet, wordt deze automatisch toegewezen aan de eigenschap Rekeningnaam op TaxDomeomdat ze dezelfde naam hebben.

Tip! Als u het importeren van accounts wilt overslaan en alleen contactpersonen wilt importeren, klikt u op X rechts van de kolom Kies CSV voor het veld Accountnaam.

2. Accounttype kiezen

Selecteer een optie om aan te geven hoe je het accounttype wilt toepassen op je geïmporteerde klanten. Raadpleeg het artikel over rekeningtypes voor meer informatie.

Als Bedrijf wordt toegepast, is de eigenschap Bedrijfsnaam op klant gelijk aan de gegevens in de kolom Rekeningnaam.

3. Accountvelden in kaart brengen

Voeg gegevens uit uw spreadsheet toe als aangepaste velden voor uw accounts, tag ze of wijs teamleden toe. Bekijk alle kolomkopnamen aan de linkerkant en kies Negeren of Synchroniseer veld in het vervolgkeuzemenu Actie. Als je Synchroniseer veld kiest, selecteer je het veld in het vervolgkeuzemenu in de kolom. TaxDome kolom. 

• Als een account met dezelfde naam al bestaat op TaxDome, wordt deze niet gewijzigd en blijven alle gegevens hetzelfde. 
• Als een kolomkopnaam uit de spreadsheet geen overeenkomstige accounteigenschap heeft, maak dan een nieuwe aan door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu. Lees meer over het toevoegen van aangepaste velden voor accounts tijdens het importeren.
• U kunt uw accounts hier ook taggen. Ga voor meer informatie naar dit artikel over het toepassen van tags.
• Als je de kolom Teamleden in je spreadsheet hebt, worden de teamleden die in de spreadsheet staan automatisch toegewezen aan de overeenkomstige klanten. 

Stap 3. Instellingen definiëren (optioneel)

Pas in deze stap de instellingen in bulk toe op de nieuw geïmporteerde accounts. 

1. Gekoppelde contacten

Links, onder e-mailszie je de TaxDome e-mail eigenschap. Als je aangepaste e-mail velden hebt toegevoegd voor je contactpersonen, zie je deze ook. 

Selecteer de toegangsrechten voor elke contactpersoon waarvan het e-mail adres is gekoppeld aan de geïmporteerde account. Standaard zijn alle toegangsrechten ingeschakeld en dit zijn de aanbevolen instellingen. Hiermee worden geen uitnodigingen verzonden, maar worden de juiste rechten ingesteld voor uw klanten zodra u klaar bent om dit te doen: 

• Inloggen: als dit is ingeschakeld, kan de contactpersoon zijn of haar TaxDome klant portaal

• VerwittigenAls dit is ingeschakeld, ontvangt de contactpersoon alle systeemmeldingen, zoals voor berichten, organizers, voorstellen, facturen en meer. e-mails verzonden vanaf TaxDome of via pijplijn automatiseringen en meer.

• e-mail sync: als dit is ingeschakeld, kun je de klant's e-mails zien en beantwoorden in je Inbox+ en alle e-mails in het tabblad e-mail tab    

Als je wilt dat klanten een e-mail uitnodiging ontvangt voor hun TaxDome portaal , schakel dan het selectievakje Uitnodigingen verzenden in. Als je een aangepast bericht wilt toevoegen, typ je er een in het veld Persoonlijk bericht.

Tip! We raden aan om uitnodigingen later te versturen als een best practice. Lees meer in het gedetailleerde artikel.

2. Tags

Als je al tags hebt aangemaakt in TaxDome, kun je ze hier toepassen op je geïmporteerde accounts. Ze worden toegepast op alle geïmporteerde rekeningen. Als je verschillende tags moet toepassen op verschillende rekeningen, is het beter om ze vooraf toe te voegen aan het spreadsheet. Lees meer over het toepassen van tags.

3. Toegewezenen

Als er geen teamleden in de spreadsheet staan, worden de nieuwe accounts toegewezen aan de persoon die de import uitvoert. Of je kunt extra teamleden selecteren die je toegang wilt geven tot alle geïmporteerde accounts. Lees meer over het toewijzen van teamleden tijdens het importeren.

4. Mappen en documenten

Als je een aangepaste mappenstructuur gebruikt voor klant documenten, pas je mapsjablonen in bulk toe op de nieuw aangemaakte accounts. Lees meer over het maken van mapsjablonen. De sjabloon Standaard belastingjaren wordt automatisch toegepast op nieuwe accounts als je geen mapsjabloon selecteert die je al hebt gemaakt.

Stap 4. Contacten maken

Om te beginnen met het importeren van uw contactpersonen naar TaxDome, bekijkt u de namen van de kolomkoppen in uw spreadsheet aan de linkerkant en kiest u vervolgens Negeer of Synchroniseer aangepast veld in het vervolgkeuzemenu Actie. De namen van de kolomkoppen in uw spreadsheet die overeenkomen met de namen van de contacteigenschappen op TaxDome (bijv. Voornaam, Telefoon, e-mail, Stad) worden automatisch toegewezen. 

Als je Synchroniseer aangepast veld kiest, selecteer dan het contactpersoonveld in de vervolgkeuzelijst of voeg een nieuw veld toe door op Nieuw veld te klikken. Lees meer over aangepaste velden voor contactpersonen. 

• Je kunt je contacten hier ook taggen. Ga voor meer informatie naar dit artikel over het toepassen van tags.
• Je hoeft niet elke kolomkopnaam te koppelen - je kunt de selectie van het actieveld laten zoals Negeren.
• Als je het toewijzen van accounts hebt overgeslagen, kun je alleen contactpersonen importeren.

Klik op Doorgaan als je klaar bent met het in kaart brengen. Hiermee begint het importproces niet. U kunt nog steeds terugkeren naar deze stap als u fouten hebt gemaakt.

Stap 5. Bekijk 

Wanneer je de resultaten van de mapping bekijkt, zie je dit allemaal:

• Welke teamleden worden toegewezen aan de accounts
• Welke tags worden toegewezen aan de accounts
• Welke aangepaste account- en contactpersoonvelden worden gemaakt
• Welke contactpersonen worden aangemaakt met welke namen en e-mail adressen?
• Welke accounts worden gemaakt met welke gekoppelde contactpersonen

Als alles er goed uitziet, klik dan op Start import. Zo niet, ga dan terug om de nodige verbeteringen aan te brengen.

Nu kun je de pagina verlaten. Het importeren gaat vanzelf verder. Zodra het importeren is voltooid, ontvang je een melding op e-mail . Klik op de link in het bericht om naar de importresultaten te gaan. Je ziet het volgende:

• Hoeveel contactpersonen zijn er geïmporteerd?
• Hoeveel rijen in het spreadsheet werden overgeslagen
• Hoeveel accounts zijn er aangemaakt
• Hoeveel accounts zijn bijgewerkt
• Hoeveel aangepaste velden zijn er gemaakt

Als sommige rijen zijn overgeslagen (vanwege fouten), kun je een gezipt CSV-bestand exporteren waarin staat welke rijen en waarom. Redenen voor overgeslagen rijen zijn bijvoorbeeld lege cellen in verplichte kolommen (bijv. namen van contactpersonen) of cellen in de kolom e-mail waarin e-mail adressen ontbreken. Nu kunt u de pagina verlaten. Het proces gaat vanzelf verder. De exportresultaten worden naar u verzonden via e-mail.

Als je problemen ondervindt bij het importeren, laat het ons dan weten! Ons team is altijd blij om te helpen!

Wie kan importeren?

Een bedrijfseigenaar en admin kunnen contactpersonen importeren en accounts aanmaken in TaxDome. Als je wilt dat teamleden contactpersonen kunnen importeren, geef ze dan toegangsrechten om contactpersonen te beheren:

1. Ga naar Instellingen, selecteer Team & licenties in de menubalk, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het teamlid en klik vervolgens op Bewerken.

2. Schakel Contacten beheren in en klik op Opslaan.

Tip: ga naar de TaxDome Academy om leuke, uitgebreide lessen te volgen en een TaxDome superster te worden.

v