TaxDome Woordenboek

Hier leiden we je door veelgebruikte TaxDome termen met eenvoudig te begrijpen definities.

Hier behandeld:

Rekeningen

Account, klant account en klant profiel zijn synoniemen. Je voert werk uit voor een klant- of het nu een individu, een familie, een business, een non-profit of een trust is - die een account/profiel heeft op TaxDome. De account/het profiel zelf is waar je met de klant communiceert en hun gegevens opslaat, zoals documenten, organizers, facturen, betalingen, enz.

Accounts bevatten geen e-mails, contacten wel. Als je wilt dat een klant toegang heeft tot zijn klant portaal , koppel je zijn account aan een of meer contactpersonen en schakel je vervolgens de profieltoegang in voor ten minste één e-mail.

Automatiseringen

TaxDomeDe automatiseringen starten acties voor jou, je teamleden of klanten op verschillende fasen van het werkproces. Je stelt automatiseringen in binnen pijplijnen. Op deze manier, wanneer een Opdracht verhuist naar een nieuwe fase in een pijplijn, worden acties die uitgevoerd moeten worden vanzelf getriggerd-een specifiek bericht, een organizer of een voorstel gaat bijvoorbeeld automatisch naar de klant.

Klik hier voor meer informatie over het gebruik van automatiseringen.

Praatjes

Chats zijn een veilige manier om met je klanten te communiceren op TaxDome. Chats kunnen gekoppeld zijn aan een specifieke Opdracht, geautomatiseerd binnen een pijplijn, of zelfs standalone.

Chatgesprekken worden netjes georganiseerd binnen elk klant's profiel, en je kunt altijd zien hoeveel er nog ongelezen zijn en welk teamlid heeft gereageerd in een gesprek. Chatgesprekken kunnen takenlijsten bevatten voor klanten, evenals bijgevoegde documenten. Als je eenmaal hebt wat je nodig hebt van een klant, kun je de thread archiveren of verwijderen om rommel te voorkomen.

Ga hierheen voor meer informatie over chats.

klant portaal

TaxDome klant portaal is een veilige en beveiligde hub waar belangrijke documenten met u kunnen delen, voor uw diensten kunnen betalen, hun betalingsgeschiedenis kunnen bekijken, op de hoogte kunnen blijven van deadlines, in realtime vragen kunnen stellen en beantwoorden en belastingen kunnen invullen . Ze kunnen dit allemaal op één plek doen, thuis of onderweg met hun mobiele apparaten. klanten organizers

Je kunt portaal toegang geven tot een klant terwijl je hun account aanmaakt of daarna. Zodra je portaal toegang hebt toegevoegd aan het e-mail adres van een contact, stuurt TaxDome de persoon een activeringsverzoek via e-mail. Om de account te activeren, moet de klant het verzoek accepteren en een wachtwoord aanmaken.

Zie TaxDome introduceren op je klanten voor meer informatie.

Contacten

Contactpersonen zijn alle mensen met wie je contact hebt. Met onze functie Contacten kunt u telefoonnummers, e-mail adressen en straatadressen van mensen opslaan; hier bewaart u niet alleen de persoonlijke gegevens van klanten maar ook van collega's, toekomstige klanten, partners en klanten' familieleden.

Eén contactpersoon kan aan meerdere accounts gekoppeld zijn. De contactpersoon van Kate Smith, samen met haar e-mail adres (katesmith@gmail.com), is bijvoorbeeld gekoppeld aan Kate Smith Family, Kate's LLC 1 en Kate's Trust, omdat alle drie de accounts van haar zijn, zij het verschillende entiteiten. Elke account, of klant profiel, op TaxDome heeft een corresponderende contactpersoon of meerdere.

Lees hier meer over contacten.

Goedkeuringen van documenten

Nadat je klaar bent met het voorbereiden van een document, wil je misschien feedback van de klant. Via TaxDome kun je om goedkeuring vragen om er zeker van te zijn dat je klanten tevreden is met je werk of dat ze nog iets anders nodig hebben. Als een klant niet helemaal tevreden is met een document, wordt hij/zij gevraagd om aan te geven waarom, zodat je meteen weet wat je moet aanpakken.

Ga hierheen voor meer informatie over onze functie Document Approval.

e-mail Sync

Er zijn veel manieren om te communiceren met klanten- en e-mail is de meest gebruikte. Daarom biedt TaxDome een veilig, geïntegreerd e-mail systeem. Met TaxDome hoef je niet voor elke klant een map aan te maken of CC'd te krijgen op een e-mail waarop je niet hoeft te reageren. In plaats daarvan deel je een inbox met elk klant, waartoe je toegang hebt vanuit hun profiel. Om deze functie te gebruiken, moet elk teamlid zijn e-mail account synchroniseren met TaxDome.

Alle nieuwe berichten in een thread met een klant of teamlid worden weergegeven in de Inbox+ sectie samen met andere meldingen.

Ontdekhier hoe je e-mail synchroniseert.

E-handtekeningen

E-handtekening is een wettelijke manier om toestemming of goedkeuring te krijgen op elektronische documenten of formulieren.

Er zijn twee manieren om elektronische handtekeningen te gebruiken op TaxDome:

  • Handtekening aanvragen voor uw voorbereide documenten en formulieren
  • Vraag om uw overeenkomsten elektronisch te ondertekenen met klanten

Lees meer hierover in het artikel.

mapsjablonen

mapsjablonen Versnel de organisatie van uw klantdocumenten door standaardmappen te maken voor hun accounts. mapsjablonen kan worden geautomatiseerd binnen een pijplijn of handmatig worden toegepast op specifieke klant accounts.

Leeshier meer over mapsjablonen .

Inbox+

Inbox+ is de plek waar je je projecten start en eindigt en belangrijke meldingen ontvangt om je werk op schema te houden. Je krijgt meldingen op TaxDome wanneer er een klant-gerelateerde gebeurtenis plaatsvindt - klant opent een document, ondertekent een voorstel, verstuurt een nieuw bericht, enzovoort, en Inbox+ laat je weten in welke status deze meldingen staan. Voorkeuren voor meldingen zijn eenvoudig in te stellen voor elk teamlid.

Meer informatie over Inbox+ hier.

Jobs

Waarschijnlijk biedt uw bedrijf een scala aan diensten aan. Op TaxDome noemen we een Opdracht een individuele dienst waarvoor een klant je betaalt. Een Opdracht gaat in een pijplijn ontworpen voor die specifieke service, zodat één pijplijn veel opdrachten kan bevatten voor verschillende klanten. Bijvoorbeeld, je klanten' 1040 Returns voor 2020 (elk, een Opdracht) worden behandeld in je 1040 Return pijplijn. Elke Opdracht is gekoppeld aan een klant account en beide lopen samen door de pijplijn van de eerste fase naar de laatste.

Lees hier meer over vacatures.

Opdracht herhalingen

Gebruik Opdracht herhalingen om een standaardschema in te stellen voor alle taken in een pijplijn om dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks te herhalen. Ze kunnen automatisch worden gegenereerd in uw pijplijnen wanneer dat nodig is. Je kunt ook individuele schema's instellen voor Opdracht herhalingen die al aan je pijplijnen zijn toegevoegd.

Lees meer over Opdracht recidieven.

Organizers

Organizers zijn op maat gemaakte vragenlijsten die je helpen om de informatie te verzamelen die je nodig hebt van je klanten, waardoor jullie zo min mogelijk heen en weer hoeven te praten. Ze kunnen gekoppeld zijn aan een specifieke Opdracht, geautomatiseerd zijn binnen een pijplijn, of zelfs op zichzelf staan.

Leeshier meer over organizers .

pijplijnen

Een pijplijn is een vastgelegde werkprocedure: een reeks stappen om een bepaalde dienst die je uitvoert te voltooien. pijplijnen helpt je om je klant stroom te beheren; je maakt er een voor elk type dienst dat je aanbiedt, bijvoorbeeld een 1040 aangifte, een W-2 en een Payroll pijplijn . Elke pijplijn heeft zijn eigen unieke reeks stappen, fasen genoemd. Taken, de individuele projecten waarvoor een klant je betaalt om te doen, gaan naar hun vereiste pijplijn en gaan dan van fase naar fase tot ze voltooid zijn.

Ga hier naar pijplijnen voor meer informatie.

Profiel Toegang

Elke account/profiel is gekoppeld aan een of meer contactpersonen en elke contactpersoon bevat een e-mail adres. Op deze manier, als een account meerdere gebruikers moet hebben, kunnen ze allemaal toegang krijgen tot de account via de klant portaal , en elke persoon zal zijn eigen aparte inloggegevens hebben.

Een getrouwd stel dat samen een aanvraag indient, heeft bijvoorbeeld maar één account nodig. Als beide echtgenoten portaal toegang willen, koppelt u hun beide contactpersonen aan de account. Zodra u portaal toegang hebt toegevoegd aan de adressen e-mail van hun contactpersonen, stuurt TaxDome hen elk een activeringsverzoek via e-mail. Elke echtgenoot accepteert dan het verzoek en maakt zijn eigen wachtwoord aan; ze hebben dan allebei aparte aanmeldingsgegevens voor dezelfde account.

Lees hier meer over hoe je extra gebruikers toegang geeft tot een account.

Voorstellen

Met de Proposal and Engagement Letter Builder kunnen bedrijven interactieve, klant-gerichte documenten maken om klanten professioneel te benaderen. Via de aanpassingsopties kunt u een voorstel (marketing, verkoop), opdrachtbevestiging of beide maken. Bovendien kunt u ervoor kiezen om automatisch betaling te eisen op het moment van ondertekening via de betalingsmethode van uw voorkeur.

De hele functie is aanpasbaar, inclusief de naamgeving van de zijbalken en stappen die je klanten te zien krijgt. Dit alles kan worden opgeslagen als sjabloon om tijd te besparen bij het invoeren van gegevens en om te gebruiken in pijplijn automatiseringen.

Lees hier meer over voorstellen.

Herinneringen

Herinneringen zijn aanvullende e-mail meldingen die automatisch naar klanten worden verstuurd wanneer ze niet binnen een bepaalde tijd reageren op een e-mail vraag - bijvoorbeeld wanneer de klant het ondertekenen van een document of het betalen van een factuur uitstelt. Door onze automatische herinneringen te gebruiken, bespaart u tijd doordat u een niet-reagerende of vergeetachtige klant niet hoeft te bellen.

Ga hierheen voor meer informatie over herinneringen.

Diensten

Gebruik onze dienstenfunctie om je facturen te specificeren en specifieke diensten aan je offertes toe te voegen. Je zult transacties sneller kunnen afronden en meer gedetailleerde financiële rapporten krijgen. Bovendien weet klanten altijd precies waar ze voor betalen.

Ga hierheen voor meer informatie over services.

Tags

Tags zijn twee tot drie woorden lang en hebben een kleurcode voor snelle herkenning. Ze helpen je bij het filteren van je klant accounts, contactpersonen, tijdsvermeldingen en taken. Ze geven details over een item en maken het gemakkelijk om gelijkaardige items met dezelfde tag terug te vinden. U kunt tags handmatig of via pijplijn automatiseren toewijzen aan één klant of meerdere tegelijk.

Lees hier meer over tags.

Taken

Taken zijn to-do's. Op TaxDome zien we taken als stappen die genomen moeten worden om een Opdracht. Een Opdracht kan een verscheidenheid aan taken inhouden voor je team en de klant- chats, facturen, tijdregistraties, voorstellen, enzovoort.

Taken kunnen worden toegewezen aan elk van je teamleden, gekoppeld aan een specifieke Opdracht, geautomatiseerd binnen een pijplijnof zelfs op zichzelf staan. Taken hebben verschillende statussen en kunnen ook subtaken en opmerkingen bevatten.

Ga hierheen voor meer informatie over taken.

TaxDome Drive

Het gebruik van TaxDome Drive is een snelle en eenvoudige manier om klant documenten te uploaden, bekijken en beheren zonder je browser te openen. In principe is het een in kaart gebrachte drive (Z:\ Drive) op je bureaublad die op dezelfde manier werkt als Dropbox of Google Drive. Het beste aan TaxDome Drive is dat al je gegevens op een server worden opgeslagen, ook al kun je ze zien en ermee werken; op deze manier nemen al die gegevens geen kostbare ruimte in beslag op je harde drive.

Leerhier hoe je de TaxDome Drive instelt en gebruikt.

Sjablonen

Onze sjablonen zijn vooraf ontworpen documenten, e-mails, formulieren, taken en meer. Net als een blauwdruk wordt een sjabloon gebruikt als basis om meer van hetzelfde te maken. Sjablonen versnellen bijvoorbeeld het proces van het versturen van een e-mail of het maken van mappenstructuren, voorstellen en documenten die je meer dan eens nodig hebt. organizers die je meer dan eens nodig hebt. Ze zijn ook handig bij het toevoegen van automatiseringen aan pijplijnen.

Je kunt bijvoorbeeld een Oproep klant Taaksjabloon zo instellen dat deze wordt geactiveerd, zodat een teamlid de klant belt zodra een Opdracht voor hen de eerste fase van een pijplijn. Of je kunt een voorstelsjabloon maken die je steeds opnieuw gebruikt.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Neem contact met ons op

Verwante artikelen