Belastingvoorbereiding: Configureer processen in TaxDome

Hier vertellen we je hoe je je belastingvoorbereidingsprocessen kunt opzetten in TaxDome: hoe je gemakkelijk nieuwe klanten kunt aannemen, uitbreidingen kunt afhandelen met behulp van automatiseringen, in een handomdraai e-handtekeningen voor 8879's kunt verkrijgen en nog veel meer.

Hier behandeld:

• Routinetaken automatiseren en delegeren
• Herhaalde taken met betrekking tot communicatie
• Admin-taken
• Onboarding new clients: best practices
• Keep a separate pipeline for leads/prospects
• Onboard nieuwe klanten in je gebruikelijke pijplijnen met behulp van tags en voorwaarden
• Omgaan met uitbreidingen
• Facturatie en betalingen instellen
• 8879's en andere belastingformulieren elektronisch ondertekenen
• Beheer uw kant-en-klare belastingaangiften

Routinetaken automatiseren en delegeren

Hoe meer taken je automatiseert, hoe meer klanten je aankunt. We hebben handige tips (gebaseerd op de ervaring van je collega's) over hoe je:

• Herhaalde communicatietaken automatiseren(berichten sturen, documenten opvragen, facturen versturen, enz.)
• Administratieve taken delegeren (zoals werken met klant accounts en regelmatig geplande interne audits uitvoeren)

Herhaalde taken met betrekking tot communicatie

Deze alledaagse routinetaken kunnen in 3 stappen worden toegewezen aan TaxDome :

1. Schrijf op wat je al doet
2. Zoek taken die zich herhalen
3. Maak pijplijnen voor elk van je processen en gebruik automatiseringen voor routinetaken

Je hoeft het niet vanaf nul te doen - begin bij ons Marketplace met sjablonen voor verschillende soorten diensten. Alle sjablonen die we aanbieden zijn volledig bewerkbaar, zodat u ze kunt aanpassen aan uw behoeften: 

• 1040 belastingaangifte pijplijn (van webinar)
• 1120S - Aangifte inkomstenbelasting S-Corp
• 1120 - Aangifte vennootschapsbelasting
• 1065 - Aangifte vennootschapsbelasting

Admin-taken

Schrijf eerst al je administratieve taken op. Overweeg iemand in te huren voor de administratieve rol om je kostbare tijd vrij te maken.

Voeg vervolgens een teamlid toe met de rol van admin om verschillende administratieve taken uit te voeren: tags controleren, teamleden aan accounts toewijzen, de beschikbaarheid van pijplijn binnen het team controleren, de werktijden van je team bijhouden, enz.

Onboarding new clients: best practices

Afhankelijk van je bedrijf kun je verschillende processen hebben om nieuwe klanten in te werken. We stellen de volgende twee opties voor (kies de optie die voor jou het beste werkt):

• Keep a separate pipeline for leads/prospects
• Onboard nieuwe klanten in je gebruikelijke pijplijnen met behulp van tags en voorwaarden

Keep a separate pipeline for leads/prospects

De eerste optie is om een aparte pijplijn te hebben voor je prospects en ze te verplaatsen naar je gebruikelijke pijplijn zodra ze klanten worden.

Je kunt nieuwe klanten toevoegen aan je workflow op deze manier:

1. Voer een ontdekkingsgesprek, stuur een voorstel en onderteken een contract tijdens het leadgeneratieproces.
2. When leads become clients, move their job from the “Prospects” pipeline to the “Tax Preparation” pipeline with just one click while keeping everything in place — proposals, notes, messages, time entries and so on.

Onboard nieuwe klanten in je gebruikelijke pijplijnen met behulp van tags en voorwaarden

Een andere manier om met nieuwe klanten om te gaan, is om regels toe te voegen die alleen worden toegepast op de nieuwe accounts die zijn toegevoegd aan de pijplijnen. Op deze manier hoef je geen twee pijplijnen te gebruiken.

According to the best practices of our clients, you should do the following:

• Maak een voorwaardelijke fase voor alle accounts die zijn getagd met de tag Nieuw klant . Als een account is getagd met de tag Nieuw klant , dan gaat de Opdracht naar Wachten op voorschot fase waar de factuurautomatisering wordt toegevoegd:

• Maak voorwaardelijke automatiseringen en stuur verschillende welkomstberichten naar je nieuwe en bestaande klanten op basis van de toegepaste tags:

• Voeg deaccounttags Update automatisering toe aan de laatste fase van de pijplijn en verander de tag New klant in de tag Returning klant:

Omgaan met uitbreidingen

Als je ons vraagt -- "Wat is de beste manier om met extensies om te gaan via TaxDome?" -- is het antwoord: dat hangt ervan af. Laten we eens kijken hoe je om kunt gaan met extensies.

• Maak een aparte extensie pijplijn. Wanneer een klant een extensie nodig heeft, kunt u deze verplaatsen naar een andere pijplijn. En dan kun je het weer terugverplaatsen naar de vorige pijplijn als de klant klaar is om in te dienen.

• Of maak een voorwaardelijke fase in je belastingvoorbereiding pijplijn. Als uw klant een verlenging nodig heeft, kunt u de tag Ext nodig toepassen op hun account. klanten voer deze fase alleen in als ze een tag hebben, dan gaan ze verder naar beneden op pijplijn. Anders slaan ze de fase over.

Facturatie en betalingen instellen

Tip! Verbind je betalingsprovider om direct geld te kunnen ontvangen via TaxDome.

Het factureringsproces hangt af van wat het beste werkt voor jou en je klanten.

Kies een van de volgende opties of gebruik ze allebei voor verschillende klanten:

• Factureer je nieuwe klanten voordat de Opdracht klaar is. Je kunt een factuur meesturen met een opdrachtbevestiging. Zodra de klant het voorstel ondertekent, wordt de Opdracht verplaatst naar de volgende fase en wordt de factuur automatisch verzonden, samen met een bericht dat ze moeten betalen voordat je met het werk begint.

• Factureer je vertrouwde klanten nadat de Opdracht klaar is. Je kunt voorbereide aangiften vergrendelen op facturen en klanten zal zien dat de Opdracht klaar is, maar ze zullen hun formulieren niet kunnen openen of downloaden totdat ze voor je werk hebben betaald.

8879's en andere belastingformulieren elektronisch ondertekenen

Hieronder zie je de snelste manier om een handtekening te verkrijgen van je klant:

Gebruik onze hacks om dit proces soepel te laten verlopen:

• Voor formulieren 8879 waarvoor kennisgebaseerde authenticatie (KBA) vereist is, kan TaxDome een handtekening aanvragen die voldoet aan IRS(dit kost $1 per ondertekenaar).
• Om met meerdere ondertekenaars te werken, zoals een gezin, koppelt u ze aan één account
• Koppel het document dat nog ondertekend moet worden aan uw Opdracht: de functieAutomatisch Verplaatsen wordt geactiveerd zodra het document is ondertekend.
• Je kunt de handtekeningsjablonen gebruiken om snel velden toe te voegen voor veelvoorkomende formulieren

Uw kant-en-klare belastingaangiften beheren

Zodra je aangifte is voorbereid, moet je deze mogelijk uploaden naar TaxDome voor controle door de manager en goedkeuring viaklant .

Met de TaxDome Desktop App kun je dit rechtstreeks doen vanuit je software voor belastingvoorbereiding of elk ander programma dat een printfunctie heeft. Gebruik gewoon TaxDome als printer en koppel het geüploade document aan de juiste printer zodat je manager het gemakkelijk kan vinden. Opdracht zodat je manager het gemakkelijk kan vinden.